BOEKHOUDING VOOR SHIATSU-BEOEFENAARS: HET IS MINDER ERG DAN JE DENKT... EN HET KAN VEEL GOEDKOPER DAN JE DENKT

Naast de gebruikelijke nieuwjaarswensen brengt 1 januari traditiegetrouw ook een lijst van zaken die vanaf die datum veranderen. In dit artikel loodst Armgard Detemmerman ons door het dichte woud van facturen, boekhouding en BTW-aangiften En ze lijst enkele van de dingen die vanaf 1 januari 2026 veranderen op. Armgard was lange tijd onze administratieve steun en toeverlaat, en dus konden allicht weinig mensen dat beter kon doen dan zij.

Allicht is iedereen het met me eens als ik zeg dat boekhouding voor de meeste van ons een noodzakelijk kwaad is. We zijn liever bezig met meridianen en drukpunten dan met bedragen, liever met energiestroom dan met cijfers. Zelfs voor mij is dat zo, terwijl ik toch negen jaar lang het papierwerk en het financiële reilen en zeilen van de BSF beheerde.
Toch hoort het erbij.  Als zelfstandige – ook in bijberoep – moeten we allemaal een minimum aan administratie bijhouden. En weet je wat? Het is helemaal niet zo ingewikkeld als het lijkt.

Wat houdt boekhouding eigenlijk in?

Boekhouding is gewoon een overzicht van het geld dat binnen komt en buiten gaat, de zogenaamde inkomsten en uitgaven.

• Inkomsten: shiatsu-sessies, workshops, verkoop van cadeaubonnen,…
• Uitgaven: futon, huur van een praktijkruimte, gevolgde nascholing, ontwerp en beheer van een website,…

Als je vrijgesteld bent van BTW^[1], blijft het daarbij: je houdt gewoon het overzicht en bewaart alle bewijsstukken. Het overzicht heb je nodig  om je belastingaangifte correct in te vullen.
Ben je BTW-plichtig, dan komt er wat meer bij kijken: facturen moeten aan bepaalde regels voldoen en je doet elk kwartaal een aangifte.

Wie is verantwoordelijk?

Het is belangrijk te beseffen dat, zelfs wanneer je een boekhouder onder de arm neemt om in jouw plaats een boekhouding te beheren, jij zelf verantwoordelijk blijft voor wat er in je boekhouding staat.
De boekhouder voert je boekhouding met de info die jij geeft. Als er iets ontbreekt of fout is, kijkt de fiscus naar jou, niet naar je boekhouder.

Daarom:

• Geef altijd alles door.
• Controleer de ingelezen facturen en bonnetjes.
• Hou je bonnetjes bij of scan ze meteen.
• Kijk regelmatig naar je cijfers — het is jouw praktijk, jouw verantwoordelijkheid.

Als je dacht: “ik betaal een boekhouder zodat ik me nergens zorgen over moet maken” dan help ik dat misverstand bij deze uit de wereld, want helaas, mis poes!

Zelf doen of uitbesteden?

Dat is de eeuwige vraag. Zelf doen is goedkoper, geeft inzicht en eerlijk gezegd, het is minder moeilijk dan je denkt.
Met een boekhouder werken is comfortabeler, maar het kost meer, en je moet sowieso nog altijd zelf flink wat werk doen, al was het maar in de voorbereiding.

Welke kosten zijn eraan verbonden?

• Een boekhouder kost 300 tot 600 euro/jaar in bijberoep en 1000 tot 1400 euro/jaar in hoofdberoep.
• Een online boekhoudprogramma (zoals Accountable of Dexxter) kost je 180 tot 270 euro/jaar, naargelang of je BTW-plichtig bent of niet.

Beide kunnen je het leven makkelijker maken en de keuze volgt uit wat je zelf liever doet: tijd in je boekhouding investeren of geld.

Boekhouding zelf doen: makkelijker dan je denkt

Steeds meer zelfstandigen doen hun boekhouding zelf. En terecht. De verantwoordelijkheid voor wat wordt ingediend valt niet weg door het werk uit te besteden, dus waarom doe je dan dat werk niet gewoon zelf, mét ondersteuning?
Ik koos om voor mijn  éénmanszaak zelf de boekhouding te doen, nadat ik merkte dat er toch fouten slopen in het werk van mijn boekhouder.
En eerlijk? Ik besteed dat uitgespaarde geld veel liever aan iets dat mij energie gééft, een extra nascholing bijvoorbeeld, in plaats van extra boekhoudkosten.

Online boekhoudprogramma’s zijn speciaal gemaakt voor zelfstandigen in hoofd- en bijberoep.
Met dit soort tools zoals die van Accountable en Dexxter doe je alles zelf, maar krijg je online ondersteuning en begeleiding.
Je hoeft helemaal geen cijferspecialist te zijn, de apps tonen je stap voor stap wat je moet doen, herinneren je aan deadlines, waarschuwen als iets ontbreekt, geven zelfs tips over wat je kan aftrekken. Ze beantwoorden vragen via chat of mail en instructieve video’s tonen heel duidelijk hoe het moet.

Moeilijk is het allemaal niet…

• Foto van je bon nemen? De app leest automatisch datum, leverancier en bedrag.
• Factuur maken? Eén klik, klaar voor verzending.
• Vragen? Je krijgt antwoord via chat of mail, vaak nog dezelfde dag.
• Instructievideo’s?

Link Voorbeeldfilmpje Accountable

Link Voorbeeldfilmpje Dexxter

Voordeel voor BSF-leden:

Ik ging met de beiden spelers aan tafel zitten en bekwam volgende voordelen:

• Accountable: 3 maanden gratis.
• Dexxter: een eenmalige instapkorting van 30€ en een webinar om het programma te leren kennen, op maat van onze leden

KLIK HIER om het artikel met de kortingcodes te lezen op de FAQ pagina van onze website (1e FAQ).

Weer een voordeel voor de leden van de Belgische Shiatsu Federatie, voor jullie geregeld!

En dan komt 2026 en wordt e-facturatie verplicht

Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie verplicht voor alle BTW-plichtige zelfstandigen die factureren aan andere ondernemingen (B2B). Voor particuliere klanten (zoals je cliënten) verandert er niets.
Een e-factuur is een gestructureerd digitaal bestand dat automatisch verwerkt kan worden.
De standaardvorm heet Peppol — een Europees netwerk dat facturen veilig van jouw systeem naar dat van je klant stuurt.
Werk je met een boekhouder, weet dan dat veel van hen hiervoor een extra maandelijkse kost aanrekenen, tussen 10 en 40€ Bij Accountable en Dexxter is de e-facturatie inbegrepen in het abonnement.

Waarom die e-facturatie?

Heel eenvoudig: omdat het helpt om fraude te verminderen en alles transparanter maakt. Om de overstap wat te verzachten, werd beslist dat de kosten voor e-facturatiesoftware voor 120% aftrekbaar zijn tot eind 2027. Dat betekent: geef je €100 uit, dan mag je €120 aftrekken als beroepskost. Daarna daalt dat waarschijnlijk weer naar 100%.

Samengevat

Boekhouding hoeft geen last te zijn. Of je nu met of zonder BTW werkt, met of zonder boekhouder; als je begrijpt wat er binnenkomt en buitengaat, ben je al halfweg.

=>  Je blijft altijd zelf verantwoordelijk, dus wat je uitbesteedt, moet je nog steeds opvolgen.

=> Het zelf doen met een online tool is niet alleen goedkoper, het geeft je ook inzicht en controle over je eigen praktijk.

=> Met de e-facturatie die in 2026 verplicht wordt, is dit hét moment om over te stappen op een digitale oplossing.

Laat het me zo stellen:

Met een beetje discipline, een goede tool en wat gezond verstand hou je je administratie perfect op orde, onder stress, zonder verrassingen. 
En geef toe… 2026 is toch een mooi jaar om met een frisse, digitale start te beginnen?
Nieuwe regels, nieuwe gewoontes — en misschien zelfs een beetje plezier in je boekhouding. Waarom niet?

Armgard Detemmerman

^[1]   Wanneer ben je vrijgesteld van BTW?

Je wordt vrijgesteld als je jaarlijks minder dan 25.000 euro omzet hebt (exclusief BTW).
Dat betekent: alle inkomsten uit je zelfstandige activiteiten samengeteld.

Hoe vraag je dat aan?

Via je ondernemingsloket (Xerius, Liantis, Acerta, …) bij inschrijving of wijziging van je activiteit.
Zij geven dit door aan de BTW-administratie.
Je krijgt dan een BTW-nummer, maar dat gebruik je enkel administratief — je rekent geen BTW aan en mag ook geen BTW aftrekken op aankopen.
Zodra je boven de 25.000 euro komt, moet je binnen de maand overschakelen naar het gewone BTW-stelsel. Dus hou zeer regelmatig zicht op je omzet en je inkomsten.